ABD'den Türkiye'ye belge gönderme: noter mi, apostil mi?

ABD’de hazırlanmış bir belgenin Türkiye’de kullanılması gerektiğinde üç ayrı kavram sıkça birbirine karışıyor: noter onayı, apostil ve Türk konsolosluğunda düzenlenen noterlik işlemi. Bunlar aynı hizmet değildir. Yanlış sırayla işlem yapmak özellikle vekaletname, mahkeme evrakı, doğum kaydı ve şirket belgesinde zaman kaybına yol açabilir.

Önce belgenin teslim edileceği Türk kurumuna veya işlemi yürüten avukata şu soruyu yazılı olarak sorun: “Belgenin aslı mı, noter onaylı imza mı, apostil mi ve Türkçe tercüme mi gerekiyor?” Kabul makamının cevabı, hangi yolun izleneceğini belirler. Bu rehber genel süreç ayrımını açıklar; belirli bir dava, tapu veya miras işlemi için hukuki görüş yerine geçmez.

Noter onayı ile apostil arasındaki fark

ABD’deki bir notary public, önündeki kişinin kimliğini ve imzasını eyalet hukukuna göre tasdik eder. Noter, belgedeki iddiaların doğru olduğunu veya belgenin Türkiye’de kabul edileceğini garanti etmez. Apostil ise yetkili kamu makamının, belgedeki kamu görevlisi veya noter imzası ve mührünün kaynağını uluslararası kullanım için doğrulayan sertifikadır.

Türkiye ve Amerika Birleşik Devletleri, 1961 Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraftır. Lahey Konferansının resmi durum tablosuna göre sözleşme Türkiye için 29 Eylül 1985’te, ABD için 15 Ekim 1981’de yürürlüğe girdi. Bu nedenle sözleşme kapsamındaki ABD kamu belgeleri Türkiye’de kullanılacaksa, çoğu durumda ek konsolosluk tasdiki yerine uygun makamdan apostil alınır. Ancak belgenin türü ve kabul eden kurumun talebi yine kontrol edilmelidir.

Apostili hangi makam verir?

Yetkili makam, belgenin kaynağına göre değişir:

• Eyalet veya yerel makam belgesi ile eyalet noterinin tasdik ettiği özel belgelerde apostili belgenin düzenlendiği eyaletin yetkili makamı verir. Bu makam çoğu eyalette Secretary of State ofisidir.
• FBI sabıka kaydı, federal mahkeme belgesi veya başka bir federal kurum belgesinde apostil işlemi ABD Dışişleri Bakanlığı Office of Authentications üzerinden yürür.
• ABD Dışişleri Bakanlığı, federal belge için aslın veya onaylı kopyanın gerekli olduğunu; okunaklı görevli imzası, unvan, mühür ve tarih bulunması gerektiğini belirtiyor.

Eyalet belgesini doğrudan federal ofise, federal belgeyi de eyalet ofisine göndermek yanlış başvurudur. Belgenin hangi kurum tarafından düzenlendiğini üstbilgi, mühür ve imza bölümünden kontrol edin. Bir eyalet noterinin imzaladığı tercüme beyanı da genellikle o eyaletin apostil sürecine gider.

Türk konsolosluğu ne zaman farklı bir yol sunar?

Türk dış temsilcilikleri, Türk hukukunda sonuç doğuracak bazı işlemleri konsolosluk noterliği olarak doğrudan düzenleyebilir. Türkiye’deki bir taşınmazın satışı, banka işlemi, şirket temsili veya dava takibi için vekaletname buna örnek olabilir. Böyle bir işlemde metnin işlem yapılacak kurum veya Türkiye’deki avukat tarafından önceden hazırlanması, yetki ve taşınmaz bilgilerinin eksiksiz olması önemlidir.

Konsolosluk işlemi seçilecekse randevu Konsolosluk İşlemleri portalından alınır. Görev bölgesi, gerekli kimlik ve destekleyici belgeler, fotoğraf, tanık, tercüman ve ücret şartları işlem türüne göre değişebilir. Sabit bir dolar ücreti veya her belge için aynı evrak listesini varsaymayın; portalın işlem notu ile seçilen temsilciliğin güncel duyurusunu esas alın.

ABD’deki Türk konsolosluğu, ABD eyaletleri adına apostil vermez. Aynı şekilde ABD Büyükelçiliği veya konsolosluklarının noter hizmeti de bir ABD eyalet makamının apostilinin yerine geçmez. Apostil, belgenin çıkarıldığı ülkedeki yetkili makamdan alınır.

Dört yaygın senaryo

1. ABD doğum veya evlilik belgesi

Önce kaydı düzenleyen eyalet veya yerel kurumdan apostile elverişli onaylı kopyayı isteyin. Sonra aynı eyaletin apostil makamına başvurun. Türkiye’deki kabul makamı Türkçe tercüme istiyorsa, tercümenin nerede ve hangi aşamada yapılacağını önceden sorun.

2. ABD’de imzalanan özel vekaletname

Kabul eden Türk kurumu yerel noter ve apostil yolunu kabul ediyorsa, metni doğru yetkilerle hazırlayın, yetkili ABD noteri önünde imzalayın ve noter imzası için ilgili eyaletten apostil alın. Tapu ve miras gibi işlemlerde metni Türkiye’deki avukata veya ilgili kuruma imzadan önce kontrol ettirmek önemlidir. Alternatif olarak işlem, koşulları uygunsa Türk konsolosluğunda doğrudan düzenlenebilir.

3. FBI sabıka kaydı

Bu federal bir belgedir. ABD Dışişleri Bakanlığının resmi rehberi FBI kayıtlarını federal apostil örnekleri arasında sayıyor. Eyalet apostil ofisine göndermeyin; güncel form, ücret ve teslim süresini federal Office of Authentications sayfasından kontrol edin.

4. ABD eyalet mahkemesi kararı

Mahkemeden uygun mühür ve imzaları taşıyan onaylı kopyayı alın. Belgenin apostil zinciri eyalet kurallarına bağlıdır; mahkeme katibi veya eyaletin apostil makamından güncel talimat isteyin. Türkiye’de tanıma veya tenfiz gerekip gerekmediği apostilden ayrı bir hukuk sorusudur.

Hata riskini azaltan kontrol listesi

1. Belgeyi kabul edecek Türk makamının yazılı gereksinimini alın.
2. Belgenin federal, eyalet veya özel belge olduğunu belirleyin.
3. Özel belgede noter tasdikinin gerekli biçimini teyit edin.
4. Apostili doğru federal veya eyalet makamından isteyin.
5. Türkçe tercümenin apostilden önce mi sonra mı yapılacağını kabul makamına sorun.
6. İsim, doğum tarihi, dosya numarası, taşınmaz ve yetki bilgilerinin tüm belgelerde aynı olduğunu kontrol edin.
7. Son tarih varsa posta ve işlem sürelerine pay bırakın; gayriresmi “acil apostil” vaatlerine güvenmeyin.

Kaynaklar ve doğrulama

• ABD Dışişleri Bakanlığı, apostil için belge hazırlama
• ABD Dışişleri Bakanlığı, Authentication Services başvurusu
• Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı, Apostil Sözleşmesi durum tablosu
• Lahey Konferansı, ABD yetkili apostil makamları
• T.C. Dışişleri Bakanlığı, Konsolosluk İşlemleri portalı

Bu rehber, doğrulanamayan bir randevu uyarısını veya sabit konsolosluk ücretini haber olarak tekrarlamak yerine, kurumların güncel resmi süreçlerini temel alır. Ücret ve süreler değişebileceği için başvuru tarihinde ilgili makamın sayfasını yeniden kontrol edin.

İlgili rehber

Bu konudaki sonraki adımlar için konsolosluk ve belge işlemleri sayfasını da kullanın.